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Um PDF-Bögen automatisch zu synchronisieren, muss ein PDF-Gerät angelegt werden. Hat man die Lizenz für „mobile Geräte“ erworben, kann man beliebig viele PDF-Geräte anlegen.  Die externen Geräte lassen sich im GS unter Konfiguration anlegen. Folgende Einstellungen können getroffen werden:

Abb.: Konfiguration - Externe Geräte - PDF Gerät

Gerät

Gerätename

Name des Gerätes

Benutzer

Der Benutzer, der für den Dienst verwendet werden soll. Die Einstellung greift nur, wenn in der Konfiguration kein Benutzer eingetragen ist. Dieser wird bei Änderungen im Journal verwendet.

Zielverzeichnis

Das Verzeichnis, in das die PDF-Bögen exportiert werden sollen.

Quellenverzeichnis

Das Verzeichnis, aus dem die PDF-Bögen importiert werden sollen. Das Verzeichnis kann mit dem Zielverzeichnis übereinstimmen.

Archiv (optional)

Die PDF-Bögen können optional nach Erledigung als Kopie in diesem Verzeichnis abgespeichert werden.

Fehlerverzeichnis

Das Verzeichnis, in dem PDF-Bögen abgelegt werden, die nicht ins GS zurück gelesen werden können.

PDF Auftragsbögen nach der Bearbeitung als Dokument einchecken

Sorgt dafür, dass der PDF-Bogen mit der Aufgabe verknüpft wird.

Synchronisationsdienst verwenden

Dies muss angehakt werden, damit dieses Gerät synchronisiert wird.

Für jedes PDF-Gerät wird ein Emailkonto eingerichtet. Anschließend Kann der PDF-SyncService alle Emails im Posteingang auf PDF-Auftragsbögen scannen und in den Eingangsorderner verschieben. Anschließend wird die Email ins Archive-Verzeichnis des Email-Postfachs verschoben. Der Zugriff auf das Postfach geschieht per IMAP.

Abb.: Externes Gerät vom Typ PDF

PDF E-Mail-Versand

E-Mail Empfänger

Die Adresse für den Bearbeiter der Aufgabe

E-Mail Sender

E-Mail Adresse für den Empfang der erledigten Aufgabe

PDF E-Mail-Eingang

Server, Port, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung

Postfach Optionen

 

Der GS-PDFSyncService erstellt einen Eintrag in den Tabellen des GS-MessageService, wenn einem PDF-Gerät eine E-Mailadresse zugeordnet ist. Anschließend muss der GS-MessageService gestartet werden, damit die E-Mail mit dem PDF-Auftragsbogen versendet wir. Der GS-MessageService ruft zudem zurückgesendete E-Mails mit erledigten Auftragsbögen aus dem angegeben E-Mail-Postfach ab. Die Bögen werden dann im definierten Verzeichnis abgelegt und beim nächsten Lauf des GS-PDFSyncService eingelesen.