Dokumente werden auf dem Server in einem speziellen Verzeichnis (schreibgeschützt) gespeichert. Dieses Verzeichnis wird über die GS.config angegeben.

Um Dokumente bearbeiten zu können, müssen diese zuvor als Kopie unter Aufhebung des Schreibschutzes aus dem Verzeichnis des Servers genommen werden (Auschecken) und in ein lokales Verzeichnis geschrieben werden.

Ein vom Benutzer gegenwärtig ausgechecktes Dokument wird in der Listenansicht des Arbeitsbereiches durch ein grünes Markierungshäkchen  dargestellt. Anderen Benutzern ist die Bearbeitung eines ausgecheckten Dokuments verweigert. Ihnen wird der ausgecheckte Dokumentenstatus durch ein rotes Markierungshäkchen  angezeigt.

Der Administrator sieht alle ausgecheckten Dokumente mit einem grünen Häkchen . Er kann nun ausgecheckte Dokumente aller Benutzer wieder einchecken. Voraussetzung ist, das bereits eine Version des Dokument im DMS liegt. Wenn keine lokale Kopie des Dokuments vorliegt (gelöscht/bearbeitet auf einem anderen Rechner) erfolgt ein Hinweis und der Benutzer kann wählen ob er den Status des Dokuments dennoch auf "eingecheckt" setzt.

Erst die Rückführung des Dokumentes, nach der Bearbeitung, zum Server (Einchecken) ermöglicht anderen Benutzern erneut die Bearbeitung.

Dokumente können über das Kontextmenü  Dokument auschecken bzw. einchecken, sowie über die Schalter  Dokument zum Bearbeiten auschecken bzw. geändertes Dokument einchecken als auch über die Symbolleiste  Dokument auschecken bzw. einchecken aus- und eingecheckt werden.

Mit dem Schalter Dokument in Order auschecken können Dokumente in einen beliebigen Ordner ausgecheckt werden. GS merkt sich den Auscheckordner um das Dokument zu bearbeiten und wieder einzuchecken. Wenn der Ausscheckorder ein Cloud-Speicher ist, können auf diesem Weg Dokumente mobil verfügbar gemacht werden.

Das Mehrfachauschecken von Dokumenten nach deren Markierung (Multi Select) ist ebenfalls möglich. So können Dokumente vom Benutzer bereits vorzeitig für ihre Bearbeitung „reserviert“ werden.