Abb.: Extras / Optionen / Aufgabenoptionen - Registerkarte PDF

PDF-Auftragserstellung

Verzeichnis

Hier wird das Verzeichnis angegeben, in welches die Auftragsbögen gespeichert werden sollen und mit welcher Anwendung der PDF-Auftragsbogen erstellt werden soll.

Formular für:

Hier wird der PDF-Printer zur Erstellung des PDF-Auftragsbogens gewählt.

Dokumentenverknüpfung aus Definition

Aufgaben „erben“ die Dokumente aus der Aufgabendefinition. Häufig ist es erforderlich, beim Aufgabenabschluss, die der Definition zugeordneten Dokumente, zu „archivieren“. Da diese Dokumente nur zur Aufgabendefinition verknüpft sind, geht diese Verknüpfung bei späterer Änderung, auch bei allen abgeschlossenen Aufgaben verloren.

Mit der Version 2023.1 kann die Verknüpfung zu den Dokumenten aus den Aufgabendefinitionen, beim Aufgabenabschluss oder bei der Aufgabenfreigabe in die Aufgabe übernommen werden. Somit bleibt das Dokument bei der (archivierten) Aufgabe, zum Zweck der späteren Auswertung oder Dokumentation. Dazu muss die entsprechende Option in den Aufgabenoptionen selektiert werden:

Abb.: Übernehmen der Dokumente aus der Aufgabendefinition

Allerdings führen Änderungen an den verknüpften Dokumenten, auch bei den bereits abgeschlossenen Aufgaben zu Dokumentenänderungen, da diese nur verknüpft sind. Das kann bei bestimmten Dokumenten, z.B. Risikobewertungen, nicht erwünscht sein. Deshalb gibt es in GS 2023.1 die Möglichkeit, per Option für einzelne Aufgabendokumente, eine Kopie bei Erstellung der Aufgabe anzulegen:

Abb.: Erstellung von einer Kopie des Dokuments bei der Aufgabenerstellung

Eine schnellere Möglichkeit ist die Verwendung des Kontextmenüs in der Dokumentenliste:

Abb.: Erstellung von einer Kopie des Dokuments

Der Name des kopierten Dokuments sollte einen Bezug zur Aufgabe haben, damit das Dokument von dem Original zu unterscheiden ist. Im einfachsten Falle kann hierzu die Auftragsnummer verwendet werden. Die Konfiguration des Schemas für den Dokumentenname erfolgt bei den Aufgabenoptionen auf der Seite „PDF und Dokumente“:

Abb.: Konfiguration des Schemas für den Dokumentenname