Über das Hauptmenü  Neu oder über das Kontextmenü eines Objekts, eines Kontakts oder einer Aufgabe (über / Seriendokument / Seriendokument erstellen...)  kann ein neues Seriendokument erstellt werden.

Auf der ersten Seite des Seriendokument-Assistenten muss entweder eine Dokumentvorlage oder eine bestehenden Seriendokumentdefinition zum Ändern gewählt werden. Sie können auswählen, ob ein Dokument für alle oder nur für die markierten Datensätze erstellt wird. Optional kann für jeden Datensatz ein separates Dokument erstellt werden. Diese Option ist sinnvoll wenn die Dokumente anschließend in die Dokumentendatenbank eingefügt und den Objekten zugeordnet werden sollen.

Abb.: Seriendokument-Assistent im GS - Dokumentenvorlage auswählen

Mit dem Schalter Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten:

Auf dieser Seite werden die Seriendruckfelder der Dokumentvorlage mit den Datenfeldern der GS-Objekte verknüpft. Eine Verknüpfung kann mit Doppelklick auf die Zeile oder über den Schalter Zuordnen erstellt oder bearbeitet werden:

Abb.: Seriendokument-Assistent im GS - Seriendruckfelder zuordnen

Der Dialog Serienbrieffeld zuordnen ist in drei Bereiche aufgeteilt. Oben befindet sich ein Eingabefeld mit der Zuordnung. Text den Sie dort eingeben wird direkt in das Seriendruckfeld übernommen, in geschweifte Klammern eingeschlossene Bezeichnungen sich Platzhalter für Datenfelder. Zum Einfügen der Platzhalter können Sie links unten in der Liste einen Bereich wählen, in der rechten Liste werden die Datenfelder aus diesem Bereich aufgeführt. Mit Doppelklick auf eine Zeile in dieser Liste übernehmen Sie das Datenfeld als Platzhalter in das Eingabefeld Zuordnung. Neben den Eigenschaften der Objektklasse, den verknüpften Objekten und Kontakten stehen Systemdaten, die Benutzeradresse und Relationsfelder (z.B. Qualifikation) als Datenfelder zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass das Feld in der Listenansicht zur Verfügung steht. Sind alle Datenfelder verknüpft kann mit dem Schalter Weiter auf die dritte Seite des Assistenten gewechselt werden:

Abb.: Seriendokument-Assistent im GS - Weitere Optionen für das Seriendokument

Dort werden die Optionen für das erzeugte Seriendokument konfiguriert. Folgende Möglichkeiten werden geboten:

Das Dokument weiterbearbeiten

Nach der Erstellung des Dokuments wird Microsoft Word sichtbar und der Benutzer darf das Dokument weiterbearbeiten.

Wenn diese Option nicht aktiv ist, dann wird das Dokument direkt nachdem erstellen eingecheckt. Um das Dokument weiterzubearbeiten muss es dann ausgecheckt werden.

Das Dokument drucken

Unmittelbar nach der Erzeugung wird das Dokument auf dem unter Windows konfigurierten Standarddrucker ausgedruckt.

Das Dokument speichern unter

Speichert das Dokument nach der Erstellung unter dem angegebenen Namen in dem ausgewählten Verzeichnis.

Das Dokument mit diesem Typ in das DMS übernehmen

Das Dokument wird in das Dokumentenmanagement übernommen, der gewählte Dokumententyp wird gesetzt. Die Namensregel dieses Dokumententyps wird angewendet um das Dokument zu benennen. Anschließend wird der Dialog für die Dokumenteneigenschaften geöffnet, außer, die Option Dialog für die Dokumenteneigenschaften nicht öffnen wurde markiert.

Die Auswahl des Dokumententyp auf der letzten Seite der Serienbriefvorlage ist kein Pflichtfeld mehr. Wird kein Dokumenttyp gewählt so wird das Dokument ohne Typ in das DMS eingecheckt. In diesen Fall wird der Dokumentenname nicht vergeben, deshalb sollte man sich immer den Eigenschaftsdialog für das Seriendokument anzeigen. Dort kann ein Name vergeben werden.

Durch Drücken des Schalters Fertig stellen wird das Seriendokument über die OLE-Schnittstelle erstellt. Eventuell wird der Dialog mit den Dokumenteneigenschaften für das DMS geöffnet.

Abb.: Dokumenteneigenschaften werden angezeigt

Anschließend kann die erstellte oder geänderte Seriendokumentdefinition gespeichert werden.

Abb.: Seriendokument-Assistent im GS - Definition speichern

Dazu muss ein Name vergeben und anschließend der Schalter Definition speichern gedrückt werden. In diesen Fall kopiert GS die Dokumentvorlage in das Unterverzeichnis Word Vorlagen unterhalb des Dokumentenpfads auf dem Server. Mit Schließen beenden Sie den Vorgang. Von nun an ist die Serienbriefvorlage im Kontextmenü der Objekte und Kontakte verfügbar.