Basishandbuch > Der Bereich Stammdaten > Dokumente

In Kontextmenü stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Option / Symbol

Beschreibung

Neues Dokument erstellen

Erstellt ein neues Dokument nach Auswahl des Dokumententyps.

Dokument einfügen... (Einfg)

Öffnet ein Windows-Suchfenster um eine bestehendes Dokument auszuwählen.

Dokument scannen...

Ist das Modul TWAIN Unterstützung lizenziert, kann ein Dokument direkt ins DMS eingescannt werden.

Dokument verknüpfen...

Öffnet den Auswahldialog mit allen im GS vorhandenen Dokumenten um weitere Dokumente mit den markierten Objekt zu verknüpfen:

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Abb.: Weitere Dokumente mit dem Objekt verknüpfen

Verknüpfung entfernen (Umsch+Entf)

Löscht die Dokumentenverknüpfung vom markierten Objekt.

	Hinweis
	Die Verknüpfung kann nur entfernt werden, wenn man direkt auf dem Objekt steht, mit welchem das Dokument verknüpft ist. Ist das markierte Dokument mit einem untergeordneten Objekt verknüpft, funktioniert das Entfernen nicht.

Dokument anzeigen...

Öffnet die Seitenvorschau / Druckvorschau.

Dokument bearbeiten (Strg+F8)

Das Dokument wird zur Bearbeitung mit der zugehörigen Anwendung (z.B. MS Word) automatisch ausgecheckt und geöffnet.

Sicherheitseinstellungen

Es können nun für beliebig viele Dokumente auf einmal Rechte gesetzt werden.

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Abb.: Sicherheitseinstellungen für Dokumente setzen

	Tipp
	Sollen alle Dokumente zur Bereinigung erst einmal auf 'Jeder' gesetzt werden, reicht es, wenn nur der Haken bei 'Bestehende Berichtigungen überschreiben' gesetzt wird. Wenn dies mit Ok bestätigt wird, so werden bei allen Dokumenten sämtliche Berechtigungen auf den Benutzer 'Jeder' gesetzt. Gesetzte Sicherheitseinstellungen werden damit entfernt.

Dokument auschecken

Das markierte Dokument auschecken, ohne dieses zu öffnen.

Dokument einchecken

Das markierte Dokument einschecken. Das ist nur möglich, wenn das Dokument mit einem grünen Häckchen versehen ist.

Letzte Version abrufen

Wird ein Dokument ausgecheckt und bearbeitet kann mit dieser Funktion der Dokumentenstand des Servers auf das bearbeitete (lokale) Dokument wieder übertragen werden.

Auschecken rückgängig

Auschecken rückgängig machen.

Löschen (Entf)

Das markierte Dokument löschen. Das Benutzerrecht Dokument löschen ist notwendig.

Dokument drucken (Strg+P)

Druckt das Dokument auf dem Standard-Drucker.

Als Email versenden

Öffnet den Standard-Emailclient und hängt das markierte Dokumente einer neuen Mail an.

Dokument in Verzeichnis kopieren...

Kopiert das markierte Dokument in ein Windows-Verzeichnis.

	Tipp - Dokument per Drag&Drop kopieren
	Dokumente aus dem GreenGate Dokumentenmanagement können per Drag & Drop in andere Windows Anwendungen, den Windows Explorer oder auf den Desktop kopiert werden

Dokument zum Objekt kopieren...

Öffnet einen Auswahldialog mit dem Objektbaum. Das Dokument wird zu einem anderen Objekt kopiert.

Dokument mit Objekt verknüpfen...

Öffnet einen Auswahldialog mit dem Objektbaum. Das Dokument wird zu einem anderen Objekt verknüpft.

	Hinweis
	Bei der Objektverknüpfung der Dokumente wird nun der Objekttitel angezeigt. Bestehende Objektverknüpfungen müssen über die Option "Eigenschaft "Objekte" bei Dokumenten reorganisieren" aktualisiert werden.

Aufgabe erstellen

Erstellt eine neue Aufgabe, der das markierte Dokument angehangen wird.

Ansicht

Ansicht / Keine Zuordnung - blenden die Zuordnung im linken Bildschirmbereich aus

Ansicht / Kategorien - blenden die Zuordnung nach Kategorien im linken Bildschirmbereich ein

Ansicht / Ordner - blenden die Zuordnung nach Ordnern im linken Bildschirmbereich ein

Ansicht / Zeitraumfilter - aktiviert oder deaktiviert den Zeitraumfilter. Siehe dazu auch das Kapitel Zeitraumfilter im GS.

Ansicht / Filter - Einen neuen Filter anlegen. Sie dazu auch das Kapitel Filter im GS.

Speichertyp ändern

Ändert den Speichertyp des Dokuments. Siehe dazu das Kapitel Speichertypen festlegen. Dazu wird das Recht Dokumente bearbeiten benötigt.

Dokumenteneigenschaften (F8)

Öffnet die Dokumenteneigenschaften.

Funktionen im Kontextmenü

Funktionen im Kontextmenü