Im Dokumentenmanagement (DMS) werden alle Dokumente von GS verwaltet. Das Benutzerrecht Dokumentenmanagement muss vorhanden sein um mit dem DMS arbeiten zu können.

Über die Zuordnungsliste können Dokumente gefiltert werden. Die Dokumente können in anderen Modulen (über die Registerkarte Dokumente) verwendet werden. So lassen sich Dokumente z.B. Kontakten oder Objekten zuordnen.

Dokumente werden auf dem Server in einem speziellen Verzeichnis (schreibgeschützt) gespeichert. Dieses Verzeichnis wird über die gs.ini gesteuert. Um Dokumente bearbeiten zu können, müssen diese zuvor als Kopie unter Aufhebung des Schreibschutzes aus dem Verzeichnis des Servers genommen werden (Auschecken).

Erst die Rückführung des Dokumentes nach seiner Bearbeitung zum Server (Einchecken) ermöglicht anderen Benutzern erneut deren Bearbeitung. Die grünen oder roten  Markierungshäkchen zeigen an, ob ein Dokument vom Benutzer selber oder von einem anderen Benutzer ein- oder ausgecheckt ist.