Ab Version 4.0 des GS-Managers ist es möglich einzelne Auftragsbögen als PDF-Datei zu erstellen und zur Bearbeitung per Email zu verschicken oder auf einem Webportal für die Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

Dieser PDF-Auftragsbogen kann am PC oder auch auf einem mobilen Gerät mit Standardprogrammen ausgefüllt werden, dieser wird dann wieder zur Aufgabe zurückgeschrieben. Per Email oder Upload kann das PDF-Dokument wieder eingelesen werden und direkt ins DMS eingecheckt werden.

Hierdurch ergeben sich Vorteile für die Dokumentation, da die Auftragsbögen einheitlich in einem Ordner auf einem Server abgelegt werden können und nicht mehr über die Aufgabe im GS-Manager aufgerufen werden müssen.

Die Erstellung eines PDF-Auftragsbogens mit Tätigkeiten und Ergebnisse, welche im gedruckten F11-Auftragsbogen mehr als ca. 10 Seiten umfassen würde, sollte vermieden werden. Die Erstellung eines solchen PDF-Auftragsbogens kann zu Laufzeitfehlern führen und eine Abarbeitung ist wegen der fehlenden Übersichtlichkeit kaum zu gewährleisten.